Wat is typisch VA werk? Een waslijst aan mogelijkheden
Ondanks de grote hoeveelheid aan mogelijkheden is er natuurlijk wel zoiets als typisch VA werk. Het zou niet logisch zijn om al het werk dat online mogelijk is aan de paraplu van de virtual assistant op te hangen.
We hebben eerder al vastgesteld dat de overkoepelende factor tussen virtual assistants organiseren is. We geven je hier dan ook een overzicht van de meest voorkomende projecten die virtual assistants op zich nemen in een samenwerking met een ondernemer:
Secretarieel management
- Beantwoorden en optimaliseren e-mail diverse inboxen
- Proeflezen van e-mail van de ondernemer
- Versturen van uitnodigingen voor events, e-cards, etc.
- Afspraken maken, bevestigingen sturen, vergaderruimte boeken, etc
- Reismanagement, zoals vliegtickets, hotels, auto’s, klantafspraken, etc.
- Jaarplanning agenda maken met belangrijke beurzen, netwerkbijeenkomsten, trainingen, etc.
- Reserveren van restaurants, theater, vakantie, etc.
- Persoonlijke aankopen, zoals cadeaus voor verjaardagen, jubilea, etc
- Data invoer
- Beheer cloudbased opslag zoals Dropbox en Google Drive
- Maken van rapporten, formulieren, brieven, etc
- Maken van document templates
- Bijhouden van deadlines
- Bijhouden CRM systeem
Blog- en redigeerwerkzaamheden
- Proeflezen en redigeren van blogs van de ondernemer
- Plaatsen, opmaken en inplannen van nieuwe blogs op de website
- Modereren van reacties op de blog
- Toevoegen van tags en afbeeldingen aan blog posts
- Ghostblogging, het (her)schrijven van blogs mbv aangeleverde content
Social media
- Aanmaken van zakelijke pagina’s op Facebook, LinkedIn, Instagram, etc.
- Contentkalenders maken en social media berichten inplannen in dit overzicht en plan
- (Aangeleverde) content voor social media berichten (her)schrijven
- Berichten inplannen in externe social media schedulers
- Uploaden van video’s op YouTube en andere kanalen
- Modereren van reacties op social media
- Beantwoorden vragen en berichten op social media
- Afbeeldingen zoeken en opmaken met gebruik van bestaande branding
E-mail marketing
- Aanmaken van nieuwe adressenlijsten in e-mail marketing software (bijv Mailchimp of Active Campaign)
- Toevoegen en verwijderen van abonnees van adressenlijsten
- Aanmaken, opmaken en inplannen van promotie e-mails
- Beheer follow-up e-mails en autoresponders
- Maken van templates voor nieuwsbrieven
Onderzoek
- Googelen naar locaties, concurrentie, thema’s, etc.
- Opstellen van enquetes voor verspreiding binnen de doelgroep
- Data verzamelen inzake bedrijfsontwikkeling
- Research op sleutelwoorden voor blog inhoud
- Bellen van bestaande klanten met vragen
Eventmanagement
- Draaiboek maken
- Benaderen en boeken sprekers
- Bepalen en reserveren locatie evenement
- Regelen externe partijen, zoals catering, opbouw zaal, geluidsapparatuur, garderobe, etc.
- Registreren inschrijvingen en correspondentie met deelnemers
- Uitzoeken en bestellen materiaal, zoals trainingsmappen, benodigdheden, etc.
- Uitzoeken, bestellen en samenstellen goodiebags deelnemers
- Evaluatie op alle onderdelen
Webontwikkeling
- Aanvraag en beheer (nieuwe) domeinnamen
- Installeren online agenda
- CRM integratie en social media integratie
- Referenties klanten op website plaatsen
- Integratie online betalingssysteem
Webinars
- Juiste webinarprogramma uitzoeken, account aanmaken en inrichten
- Schema opstellen verloop live webinar
- Aanmeldingen registreren en bijhouden
- Modereren bij live webinar
Online leeromgevingen beheren
- Juiste online leeromgeving uitzoeken die aansluit bij doel van de online training
- Account aanmaken en inrichten
- Lesmateriaal opmaken
- Inschrijvingen registreren en bijhouden
- Klantenservice bieden, vragen beantwoorden
- Technisch support tijdens de online training
Boekhouding
- Bonnen verzamelen en onkosten bijhouden
- Uitgaven (bonnen / facturen) in boekhoudsysteem invoeren
- Facturen verzenden naar klanten
- Aanmanen klanten
- Overzicht bijhouden van termijnbetalingen
- Budgetbewaking bij diverse projecten
Dit is een lange lijst, maar nog steeds niet ultiem. Zoals we al zeiden, er is veel mogelijk.